Procédure électorale

Le conseil d’administration (c.a.) de l’Association canadienne de santé publique (l’ACSP) est composé :
a) de la présidente/du président et de la présidente désignée/du président désigné, élu·es par les Membres votant·es à la fois comme dirigeant·es et comme administrateur·ices, conformément à la présente procédure électorale;
b) d’au moins six (6) et d’au plus huit (8) administrateur·ices élu·es, dont un·e (1) Membre étudiant·e.

Comité des candidatures
Le Comité des candidatures favorise la viabilité du c.a. par la planification de la relève et la mise en œuvre d’un processus qui permet l’élection des membres du c.a. par les Membres de l’Association. Ce comité apporte une contribution stratégique au travail du c.a. et de l’Association en veillant à ce que les candidat·es soient des personnes capables d’apporter une contribution importante à l’atteinte des objectifs de l’ACSP. Les principales responsabilités du Comité des candidatures sont les suivantes :

Examiner et réviser le processus de mise en candidature
Dresser une liste de candidat·es potentiel·les pour pourvoir les sièges vacants au c.a.
Conseiller le c.a., à sa demande, au sujet des désignations au c.a.
Étudier les candidatures recommandées par le c.a. pour le siège de président·e désigné·e

Le c.a. peut confier d’autres responsabilités au Comité des candidatures de temps à autre.

Le c.a. décide du mandat du Comité des candidatures. Il incombe au c.a. de déterminer les habiletés et l’expérience recherchées chez les personnes nommées. Le Comité des candidatures recommande au c.a. le calendrier et le processus électoral, y compris en établissant les dates limites d’ouverture et de clôture des mises en candidature.

Dispositions générales
Les administrateur·ices sont élu·es au c.a. par un vote des Membres de l’ACSP habilité·es à voter. Personne n’est élu au c.a. de l’Association à moins d’avoir été mis en candidature comme stipulé dans la présente, et tout suffrage exprimé en faveur d’une personne n’ayant pas été mise en candidature est nul. L’administrateur·ice élu·e débute son mandat le premier jour du mois de janvier qui suit son élection.

Si la date limite d’une activité électorale est un samedi, un dimanche ou un jour de congé, l’activité est repoussée au jour ouvrable suivant.

Les administrateur·ices, à l’exception de la présidente/du président et de la présidente désignée/du président désigné, s’acquittent d’un mandat d’un (1), de deux (2) ou de trois (3) ans, comme statué par le c.a. avant leur élection.

Les communications publiques et les activités promotionnelles ayant trait aux élections sont exercées en anglais et en français.

Élection de la présidente désignée/du président désigné
L’ACSP souhaitent que ses dirigeant·es soient issu·es du conseil d’administration pour que la présidente/le président et la présidente désignée/le président désigné connaissent à fond les dossiers, les défis et le modèle de gouvernance du c.a. Le conseil d’administration a établi un processus par lequel il met en nomination sa candidate/son candidat pour le siège de président·e désigné·e.

La présidente désignée/le président désigné est élu·e au c.a. par les Membres votant·es conformément à la présente procédure électorale et siège pendant deux ans. Le premier jour du mois de janvier qui suit le deuxième anniversaire de son élection, la présidente désignée/le président désigné devient président·e. La présidente/le président exerce un mandat de deux ans, ou jusqu’à la première réunion ordinaire du c.a. à laquelle sa successeure/son successeur entre en fonction selon le règlement administratif.

Advenant que la présidente désignée/le président désigné soit incapable d’exercer la présidence, un nouveau président désigné/une nouvelle présidente désignée et un nouveau président/une nouvelle présidente sont élu·es par les Membres votant·es selon la présente procédure électorale.

Advenant que la présidente/le président soit incapable de terminer son mandat, la présidente désignée/le président désigné assume la présidence, et un nouveau président désigné/une nouvelle présidente désignée est élu·e par les Membres votant·es selon la procédure électorale. Si la présidente désignée/le président désigné est tenu·e d’assumer la présidence pour terminer le mandat de sa prédécesseure/son prédécesseur, cela ne l’empêche pas d’exercer ensuite un plein mandat à la présidence.

Admissibilité des personnes nommées
Pour pouvoir soumettre sa candidature, il faut respecter les critères suivants à la date de publication des déclarations de candidature et à la date de début du scrutin :

Être Membre en règle de l’ACSP et être à jour dans ses cotisations ou redevances à verser à l’Association;
Avoir au moins 18 ans et être habilité·e par la Loi à passer un contrat.

Inéligibilité des personnes nommées
Les conditions suivantes rendent une personne inéligible à un siège au c.a. :

La personne touche un traitement, un salaire, une commission, une prime ou toute autre forme de rémunération de l’ACSP. Cela ne s’applique pas aux membres du c.a., aux membres de comités, aux Membres de l’Association ni aux bénévoles qui peuvent toucher une indemnité journalière ou recevoir un remboursement des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.
La personne a été reconnue coupable (au Canada ou à l’étranger) d’une infraction criminelle ayant trait à une gestion financière malhonnête, ce qui englobe l’évasion fiscale, le vol, la fraude et toute autre infraction criminelle pertinente pour le fonctionnement de l’Association.
La personne a été reconnue coupable au cours des cinq dernières années (au Canada ou à l’étranger) d’une infraction non criminelle ayant trait à une gestion financière malhonnête, ce qui englobe les infractions aux lois sur les campagnes de financement à des fins de bienfaisance, les condamnations pour assertion trompeuse en vertu des lois de protection des consommateurs ou des lois sur les valeurs mobilières et toute autre infraction pertinente pour le fonctionnement de l’Association.
La personne était membre du conseil d’administration, fiduciaire, agente ou titulaire d’une fonction équivalente et contrôlait ou gérait le fonctionnement d’un organisme de charité au cours d’une période où la conduite de cet organisme a constitué un manquement grave aux critères d’autorisation et mené à la révocation de cette autorisation au cours des cinq dernières années.
La personne a fait la promotion d’un arrangement relatif à des dons ou d’un autre abri fiscal auquel a participé un organisme de charité, et l’autorisation de cet organisme de charité a été révoquée au cours des cinq dernières années pour des motifs liés à sa participation à l’abri fiscal.
La personne est actuellement membre du Comité des candidatures.

Admissibilité des proposant·es
Les proposant·es doivent avoir un lien avec le domaine de la santé publique au Canada, mais ne doivent pas nécessairement être membres de l'ACSP. Les membres actuel·les du conseil d’administration de l’ACSP sont des proposant·es admissibles.

Inéligibilité des proposant·es
Les conditions suivantes rendent une personne inéligible à proposer une candidature :

La personne est actuellement membre du Comité des candidatures de l’ACSP;
La personne touche actuellement un traitement, un salaire, une commission, une prime ou toute autre forme de rémunération de l’ACSP.

Appel de candidatures
L’appel de candidatures, recommandé par le Comité des candidatures et approuvé par le c.a., est envoyé chaque année aux Membres actif·ves au moins une semaine avant la conférence annuelle de l’ACSP. L’appel est ouvert pendant au moins 30 jours.

Un recrutement actif est effectué par les membres du c.a. et du Comité des candidatures.

Dépôt des déclarations de candidature
Les candidatures pour un siège au c.a. sont écrites (et non verbales) et envoyées par courriel. La personne nommée donne son consentement à sa mise en candidature et obtient l’appui de deux (2) autres personnes (les proposant·es). Les déclarations de candidatures doivent être reçues par le bureau de la directrice générale/du directeur général avant la date limite indiquée.

Une personne nommée admissible ne peut déposer de déclaration de candidature que pour un (1) siège vacant au cours d’une élection donnée.
Le formulaire de mise en candidature doit être accompagné par :

Une déclaration d’admissibilité rédigée par la personne nommée (en 500 mots ou moins) précisant les liens entre son expérience et les compétences et domaines stratégiques recherchés par le Comité des candidatures;
Les coordonnées des deux (2) proposant·es.

En plus de ce qui précède, les candidat·es peuvent inclure, à leur discrétion :

Une photo (tête et épaules)
Un lien vers un profil en ligne (p. ex., LinkedIn)
Un lien vers un message vidéo

L’information supplémentaire ci-dessus sera publiée sur le site Web de l’ACSP dans la langue où elle est fournie (autrement dit, l’ACSP ne traduira aucun de ces documents).

Tous les documents fournis sont rendus publics aux Membres de l’ACSP.

Il incombe à chaque personne nommée pour un siège au c.a. d’étudier le Code de conduite des membres du c.a.

Mises en candidature
Dès qu’il est raisonnablement possible de le faire après la clôture de l’appel de candidatures, le Comité des candidatures examine les mises en candidature. Conformément au mandat et aux priorités établis par le c.a., le Comité des candidatures étudie l’éligibilité des candidat·es en vue d’une élection par les Membres et recommande des noms au c.a.

Le Comité des candidatures s’assure que l’éventail requis d’expertise et de compétences et la diversité géographique, de sexe, d’âge, de culture, etc. sont respectés. En outre, il est bon que les personnes nommées représentent un vaste éventail d’antécédents, de perspectives, de disciplines et de spécialités de la santé publique.

Lorsqu’une seule personne respecte les critères de candidature à un siège, le Comité des candidatures déclare cette personne élue par acclamation à ce siège.

Les recommandations du Comité des candidatures sont acheminées au conseil d’administration pour être ratifiées.

Électeur·ices admissibles
Pour avoir le droit de vote, il faut être Membre en règle de l’ACSP, être à jour dans le paiement de ses cotisations ou redevances à l’Association et avoir au moins 18 ans au 30 septembre, data à laquelle la liste électorale officielle est créée.

Le 30 septembre d’une année électorale, la·le responsable des adhésions présente au directeur général/à la directrice générale une liste des Membres habilité·es à voter au cours de l’élection à venir. Cette liste inclut la dernière adresse postale connue et l’adresse courriel de chaque Membre.

Bulletins de vote
Immédiatement après l’approbation de la liste électorale par le c.a., les bulletins de vote sont préparés en anglais et en français.

Les Membres ayant le droit de vote et une adresse courriel reçoivent :

Les instructions pour voter par voie électronique
Un identifiant unique et sécurisé
Un lien vers les bulletins de vote électroniques
Un lien vers les profils biographiques des candidat·es

Les Membres ayant le droit de vote qui n’ont pas d’adresse courriel reçoivent :

Les instructions pour voter par la poste
Un bulletin de vote
Des renseignements généraux sur les candidat·es
Une enveloppe de retour préaffranchie identifiable, adressée au bureau de la directrice générale/du directeur général, dans laquelle placer le bulletin de vote.

Si par erreur, par inadvertance, par accident ou pour une autre cause jugée raisonnable par le Comité des candidatures les bulletins de vote et/ou les enveloppes de retour ne sont pas envoyées par la poste/par courriel le premier jour de l’élection ou avant, ils sont envoyés dès que possible par la suite; dans une telle éventualité, l’élection n’est pas invalidée si elle est tenue selon les modalités réglementaires.

Tenue du scrutin
L’élection se déroule chaque année de la mi-octobre à la mi-novembre et dure au moins 30 jours.

Le vote se fait à la faveur d’un lien sécurisé accessible sur le Web pour les Membres admissibles possédant une adresse courriel, et avec un bulletin de vote en papier acheminé par Postes Canada pour les Membres admissibles n’ayant pas d’adresse courriel.

Le premier jour de l’élection, les instructions pour voter par voie électronique sont envoyées par courriel aux électeur·ices admissibles et les instructions pour voter sur papier sont acheminées par Postes Canada.

Les Membres doivent sélectionner des candidat·es dont les noms figurent sur le bulletin de vote.

Chaque personne a droit à une voix pour chaque siège à pourvoir. Il n’est pas possible de voter par procuration.

Le vote est strictement confidentiel.

Un encouragement à voter (un rappel) est envoyé par courriel jusqu’à quatre fois. Les Membres n’ayant pas d’adresse courriel ne reçoivent aucun rappel.

Les bulletins de vote électroniques ou à retourner par la poste doivent être reçus au bureau de la directrice générale/du directeur général avant la fermeture du scrutin à 23 h 59 (heure de l’Est) le dernier jour de l’élection. Les bulletins de vote reçus après la date limite ne sont ni acceptés, ni dépouillés.

Quorum
Il y a quorum lorsque des bulletins de vote sont déposés par au moins cinq p. cent des électeur·ices admissibles.

Dépouillement des bulletins et publication des résultats du scrutin
Au nom de la présidente/du président du Comité des candidatures, le directeur général/la directrice générale et une personne désignée par la présidente/le président du Comité des candidatures supervisent les résultats du scrutin.

Après la fermeture du scrutin, les résultats du vote électronique sont comptabilisés automatiquement. Les enveloppes de retour sont ouvertes, et les bulletins de vote sur papier sont dépouillés. Sont élues les personnes qui obtiennent le plus grand nombre de points (selon les résultats du vote préférentiel). En cas d’égalité des voix, le résultat est déterminé en tirant à pile ou face.

Le directeur général/la directrice générale informe les candidat·es des résultats de l’élection avant d’en faire l’annonce aux Membres de l’Association.

Dès que possible après la fermeture du scrutin, le Comité des candidatures se réunit pour vérifier si le processus électoral a été respecté. Immédiatement après la réunion du Comité des candidatures, les résultats de l’élection sont annoncés sur le site Web de l’ACSP et par les autres voies de communication de l’Association.

La présidente/le président du Comité des candidatures présente les résultats au c.a. au complet et vérifie si le processus électoral a été respecté. Son rapport au c.a. inclut :

Les noms des candidat·es élu·es au c.a. pour les sièges d’administrateur·ices, d’administrateur·ice étudiant·e et de président·e désigné·e.
S’il y a lieu, les noms des candidat·es élu·es au c.a. par acclamation.
Le taux de participation est fourni au c.a., mais n’est pas rendu public.

Les bulletins de vote (électroniques et sur papier) sont conservés en lieu sûr jusqu’au 1er janvier de l’année suivant l’élection, après quoi ils sont détruits.

Un rapport du Comité des candidatures est présenté à l’AGA qui suit l’élection.